Neue Studie von Reveal: Europäische Unternehmen haben Mühe, mit steigenden Anforderungen an DSAR mitzuhalten

Da 86 % der Unternehmen nach wie vor nicht über spezielle DSAR-Technologie verfügen, wird weniger als die Hälfte der Anfragen innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Frist von einem Monat bearbeitet, wodurch die Ausgaben steigen.

CHICAGO--(BUSINESS WIRE)--Eine neue Studie, die heute von Reveal, dem Anbieter integrierter, KI-basierter Plattformen für den gesamten Lebenszyklus der Streitbeilegung, stellt fest, dass große europäische Unternehmen weniger als die Hälfte der Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSARs) innerhalb der in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschriebenen Frist von einem Monat bearbeiten. Dieses Defizit wird direkt auf das fast durchgängige Fehlen speziell für diesen Zweck entwickelter Technologien zurückgeführt. Fast neun von zehn Unternehmen bearbeiten DSARs nach wie vor manuell oder über Workflows für allgemeine Zwecke, ohne dass spezielle Tools zur Verfügung stehen.

Der Bericht, der auf einer Umfrage unter 213 Rechtsexperten und Datenschutzfachleuten in großen europäischen Unternehmen basiert, ist der erste seiner Art, der Aufschluss darüber gibt, wie Organisationen in der Region die Einhaltung der DSAR-Vorschriften generell handhaben.

Die Ergebnisse decken strukturelle Diskrepanzen zwischen der Wahrnehmung der DSAR-Prozesse durch die Organisationen und deren tatsächlicher Effizienz auf. Neunzig Prozent der Befragten gaben an, sie seien zuversichtlich, dass ihr Prozess einer Überprüfung durch das Information Commissioner’s Office (ICO) oder einer Datenschutzbehörde (DPA) standhalten würde. Dennoch werden nur 47 % der DSAR-Anfragen innerhalb der vorgeschriebenen Frist von einem Monat bearbeitet, 53 % erfordern eine Fristverlängerung, und weniger als ein Viertel (24 %) der befragten Unternehmen beschreibt den Prozess als vollständig standardisiert und wiederholbar.

Bemerkenswert ist, dass die Verzögerung nicht auf den Aufwand zurückzuführen ist. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit bis zur vollständigen Beantwortung beträgt weniger als sieben Tage nach Beginn der Arbeit. Dies deutet auf Engpässe bei der Koordination und Engpässen im Arbeitsablauf hin. Ohne spezielle Tools zum Auffinden und Abrufen relevanter Daten aus verschiedenen Systemen verlieren Unternehmen wertvolle Zeit, die sie für die manuelle Suche, Überprüfung und Koordination der Daten aufwenden müssen.

„Unternehmen arbeiten hart, um die Anforderungen im Zusammenhang mit DSAR-Anfragen zu erfüllen, und geben dafür viel Geld aus, erreichen aber in vielen Fällen immer noch nicht die Ergebnisse, die die DSGVO verlangt“, sagte Eric Harmon, CEO von Reveal. „Die meisten DSAR-Programme wurden nicht für die heutige Datenlandschaft konzipiert, und das zeigt sich an den Zahlen zu den Fristen. KI erhöht den Druck nur noch weiter.“

Generative KI-Tools haben die Situation weiter verkompliziert. Anwendungen wie ChatGPT, Claude und Gemini gehören mittlerweile neben E-Mails zu den gängigsten Systemen, die Unternehmen bei der Beantwortung eines DSAR durchsuchen müssen. Fast neun von zehn Unternehmen (86 %) haben bereits einen DSAR erhalten, bei dem sie Daten in einem generativen KI-Tool durchsuchen mussten – eine Entwicklung, auf die die meisten DSAR-Workflows nicht ausgelegt sind.

Die Ausgaben unterstreichen diesen Punkt. Unternehmen geben durchschnittlich 680.000 Euro pro Jahr für die Bearbeitung von DSAR-Anfragen aus – mehr als die Hälfte (53 %) über €500.000 und fast ein Viertel (23 %) mehr als €1 Million. Dennoch wird die Frist häufiger verpasst als eingehalten.

„In der gesamten EMEA-Region übersteigen die DSAR-Anfragen die Kapazitäten der Prozesse, über die viele Unternehmen derzeit verfügen“, sagte Eugene O’Neill, Executive Vice President für die EMEA-Region bei Reveal. „Diese Untersuchung macht deutlich, dass die Modernisierung dieser Prozesse keinen Aufschub duldet.“

Der Bericht ist Teil der umfassenden Bemühungen von Reveal, Rechts- und Datenschutzteams bei der Einhaltung der DSGVO in der gesamten EMEA-Region zu unterstützen. Zu den Plattformen von Reveal gehört Logikcull, das speziell für die Bearbeitung von DSAR-Anfragen entwickelt wurde. Es lässt sich direkt mit Systemen wie Microsoft 365, Google Workspace und Slack verbinden, findet automatisch personenbezogene Daten und bietet Rechts-, Datenschutz-, IT- und HR-Teams einen nachvollziehbaren Workflow für die Erfassung, Überprüfung und Schwärzung großer Datenmengen. Mehr als 600 Teams aus diesen Bereichen nutzen die Lösung bereits, um schneller und einheitlicher auf DSARs zu reagieren.

Hier erfahren Sie mehr über Reveal und haben Zugriff auf die gesamte Studie: www.logikcull.com/industry-reports/dsars.

Über Reveal

Reveal ist eine führende, KI-gestützte Plattform für eDiscovery, Dokumentenprüfung, Legal Hold und Ermittlungen. Zu seiner branchenführenden Produktpalette gehören Logikcull, Onna, Reveal Hold, Reveal Enterprise und Brainspace. Die Software von Reveal verbindet Technologie mit menschlichem Urteil, um strukturierte und unstrukturierte Daten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln. Dies hilft Anwaltskanzleien, Unternehmen, Behörden und Dienstleistern, nützliche Informationen schneller aufzufinden. Weitere Informationen finden Sie unter: revealdata.com.

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