Alfresco ajoute une nouvelle et puissante gouvernance des informations pour réduire les efforts liés à la découverte, à la gestion et à la mise en suspens des documents - où qu’ils se trouvent

Une gouvernance des informations superchargée avec gestion sur place, recherche assistée par l’IA, recherche fédérée et synchronisation du bureau

  • Fournit une recherche fédérée et une gestion des enregistrements « gérés sur place » dans les répertoires de contenus structurés et non structurés
  • Prend en charge une recherche assistée par l’IA dans le répertoire d’Alfresco et les autres répertoires gérés sur place pour identifier les contenus sensibles pour les mises en suspens pour raisons juridiques et les exporter dans les outils e-Discovery
  • Introduit la synchronisation avec le bureau pour garantir que les politiques de gouvernance et de gestion des enregistrements sont transférées au bureau de l’ordinateur
  • Protège l’intégrité du contenu avec le seul système de gestion d’enregistrements open source et certifié DoD 5015.02 CH2 et CH3

BOSTON--()--Alfresco Software, une entreprise commerciale de logiciels open source, a annoncé aujourd’hui la disponibilité des nouvelles et puissantes capacités de Gouvernance des informations pour la Digital Business Platform d’Alfresco. Alfresco a mis à jour ses Alfresco Governance Services, introduit les nouveaux Federation Services qui permettent une gestion des enregistrements « gérés sur place », amélioré son E-Discovery et la « mise en suspens pour raisons juridiques » avec l’intelligence artificielle (IA), et ajouté la Governance to Desktop Synchronization.

La gestion des augmentations exponentielles des modifications réglementaires (p. ex. Le Règlement général sur la protection des données de l’union européenne [RGPD], la Loi sur la liberté d’accès à l’information [Freedom of Information Act, FOIA], la Loi de protection de la vie privée des consommateurs de Californie [California’s Consumer Privacy Act, CCPA] etc.) a provoqué une recrudescence du risque de conformité, et l’augmentation conjointe des frais (et des amendes) réglementaires sont certaines des nombreuses inquiétudes importantes et constantes des cadres dans toutes les organisations - aucun secteur ni gouvernement n’est à l’abri.

Tony Grout, directeur des produits chez Alfresco, a déclaré : « Les entreprises et les agences gouvernementales ont le devoir de protéger les informations personnelles de leurs clients ou de leurs citoyens et d’adhérer aux politiques et aux procédures qui imposent de démontrer un contrôle et un suivi clair des opérations de conformité. L’Alfresco Digital Business Platform propose une gestion des enregistrements automatisée et une gouvernance des informations assistée par l’IA pour les agents de la conformité et les gardiens des données. Notre solution leur permet de minimiser le risque et de protéger l’intégrité des informations stockées électroniquement (electronically stored information, ESI) dans plusieurs répertoires différents et disparates, et de conserver ce niveau de contrôle intégralement jusqu’au bureau des utilisateurs. »

Nouvelle recherche fédérée et gestion des documents gérés sur place

Alfresco Federation Services est une nouvelle addition au portefeuille d’Alfresco et fournit une recherche fédérée puissante ainsi qu’une fonctionnalité de gestion sur place pour accéder, contrôler et gouverner le contenu présent dans plus de 60 types de répertoires professionnels et de contenu différents. Cela permet également aux utilisateurs de mener une recherche sur plusieurs bases de données disparates depuis une application unique et sans besoin de faire migrer le contenu.

Les utilisateurs peuvent ainsi rechercher, afficher et gérer le contenu des répertoires Alfresco et non Alfresco (p. ex. Network File Shares, OpenText, Documentum, Microsoft SharePoint, Dropbox et autres) depuis une interface utilisateur (IU) de recherche unique, et prendre des mesures à partir des résultats de ces recherches - par exemple, mettre en suspens le contenu ou l’exporter au format Electronic Discovery Reference Model (EDRM) XML export pour son intégration dans les outils d’e-discovery ou d’analyse.

M. Grout a remarqué : « Quel que soit l’endroit où se trouve le contenu, les utilisateurs peuvent rechercher et régir les documents se trouvant dans Dropbox, Documentum, FileNet, Sharepoint, Google Drive, les tickets Jira, Slack et les conversations d’e-mails, ainsi que bien d’autres répertoires de contenus - sans même quitter leur environnement Alfresco. »

Avec Federation Services, Alfresco Governance Services fournit désormais un point d’accès unique - avec une interface utilisateur moderne et réactive - pour toutes les ressources d’informations d’une organisation. Avec Alfresco Federation Services alimentant la gestion fédérée des enregistrements, les utilisateurs sont capables d’améliorer la gouvernance des informations sur tous leurs répertoires de contenu depuis la même expérience utilisateur Alfresco.

Une recherche et une mise en suspens pour raisons juridiques superchargées avec l’Intelligence artificielle

Alfresco Governance Services inclut désormais une recherche enrichie et une « Mise en suspens pour raisons juridiques » superchargées par l’IA. Le processus de « Mise en suspens pour raisons juridiques » est fréquemment complexe du fait du simple volume des données structurées et non structurées qui doivent être numérisées et évaluées, résultant dans des tâches d’e-discovery aux échelles considérables et coûteuses. Alfresco utilise l’IA pour enrichir la découverte des contenus et des métadonnées pertinents, permettant ainsi d’accélérer l’identification, la mise en suspens, et le contrôle des informations juridiquement sensibles.

M. Grout a ajouté : « La « Mise en suspens pour raison juridique » n’est pas un nouveau concept, mais la complexité et la difficulté de l’e-discovery se développent de façon exponentielle lorsque les données ont besoin d’être récupérées ou gérées à travers les frontières géographiques et sur des systèmes différents. Des problèmes de conformité et opérationnels particuliers surviennent concernant les lois sur la confidentialité et la protection de la vie privée là où le contenu est stocké - s’ajoutant à la complexité générale de la gestion des données. Le transfert de contenu entre les juridictions au sein d’un même pays peut également causer des problèmes. Grâce à la Digital Business Platform d’Alfresco, les utilisateurs peuvent gérer les données susceptibles d’être pertinentes pour une tâche d’e-discovery, gérer les coûts associés à la découverte et créer une vue complète du cycle de vie des données de leur organisation. »

La « Mise en suspens pour raisons juridiques » assistée par l’IA d’Alfresco peut aider de façon considérable les professionnels juridiques et informatiques en fournissant des capacités de recherche et de gestion des documents améliorées, en leur permettant davantage d’identifier rapidement et complètement les faits et le contenu pertinent qui comptent aux fins d’un litige pour des résultats juridiques améliorés et rentables.

M. Grout de poursuivre : « Notablement, les professionnels juridiques et informatiques peuvent continuer d’utiliser les applications qu’ils ont le plus l’habitude d’utiliser (par exemple, Microsoft Outlook et/ou d’autres) pour réaliser leur découverte de « Mise en suspens pour raisons juridiques », ce qui signifie qu’ils n’ont pas à apprendre de nouveaux programmes ou à se débattre avec des processus complexes et nouveaux. »

Synchronisation du bureau

En outre, l’Alfresco Digital Business Platform inclut désormais la synchronisation du bureau (Desktop Synchronization), qui synchronise non seulement le contenu entre un répertoire et un bureau d’ordinateur, mais aussi les politiques de gestion des enregistrements associées à ce contenu. Cela garantit que tous les documents, même les documents de travail stockés sur le bureau d’un utilisateur, conservent un niveau de gouvernance prédéfini.

Lorsqu’un utilisateur accède à un document et l’analyse sur son ordinateur de bureau, il aura les mêmes politiques de gestion des enregistrements appliquées que s’il observait le document depuis le répertoire source. Si un utilisateur déclare un document en tant qu’enregistrement sur son ordinateur de bureau, ce document sera alors automatiquement déclaré en tant que dossier dans le répertoire ainsi que sur tous les autres ordinateurs de bureau qui se synchroniseront avec cet élément de contenu.

Innovation supplémentaire dans la gouvernance des informations

Les autres nouvelles additions et capacités sur l’Alfresco Digital Business Platform incluent :

  • « Gérer sur place » sans migration - Cette capacité permet aux organisations de conserver leur contenu stocké dans son emplacement actuel (c.-à-d. OpenText, Documentum, Microsoft SharePoint, Dropbox et plus encore), mais profite également des avantages de l’Alfresco Digital Business Platform qui offre une connexion entre le contenu et le répertoire pour faciliter la conservation, les mises en suspens, les éliminations et le flux de production ;
  • Automated Digital Filing - Cette capacité tire parti de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage machine exploitant Alfresco Intelligence Services pour une plus grande sécurité et davantage de protection. Cette fonctionnalité améliorée inclut l’automatisation de l’archivage numérique et la détection des informations personnelles identifiables (Personal Identifiable Information, (PII) (pour le GDPR, la CCPA, ...) ainsi que l’automatisation de la déclaration, de la classification des enregistrements, et de l’élimination des enregistrements à l’aide des règles et des processus ;
  • Gouvernance invisible et fluide - Cela fournit l’automatisation de la gestion des enregistrements pour en faire un élément intégral du processus professionnel, en bâtissant une plateforme de gestion des documents invisible, automatisée et conforme. Ce qui signifie que les employés dans l’environnement de travail n’ont pas à réfléchir à la gestion des enregistrements, puisque celle-ci se produit automatiquement et à la plus grande satisfaction des gestionnaires d’enregistrements ;
  • Des options de stockage à long terme - La fourniture de connecteurs de stockage pour des options de stockage à long terme pour la conservation numérique et la transformation au format PDF/A ;

M. Grout a ajouté : « Les organisations font face à des réglementations de conformité plus strictes et à la menace de sanctions lourdes. Bien que nombre d’entre elles aient répondu aux pressions immédiates, Alfresco Governance Services fournit des capacités qui peuvent mieux donner à ces organisations les moyens de gérer de manière plus efficace et effective leurs processus de risque et de contrôle. Et ces organisations qui offrent une qualité de gouvernance des informations accrue pourront offrir des services clients et des résultats améliorés, réduire leurs coûts de conformité, et limiter les risques dans leurs opérations. »

À propos d’Alfresco

Alfresco Software, Inc. (« Alfresco ») est une entreprise commerciale de logiciel open source qui développe et commercialise une plateforme commerciale numérique intensive de traitement, de contenu et de gouvernance, native dans le nuage. Il s’agit d’une plateforme intégrée unique construite à partir de zéro par Alfresco et qui est utilisée pour numériser les processus, et gérer les contenus et informations en toute sécurité. Alfresco est utilisé par plus de 1 300 organisations de premier plan, parmi lesquelles figurent Cisco, le Musée canadien des droits de la personne, Delta Dental, Liberty Mutual, LexisNexis, Pitney Bowes, le Comité des chefs d’état-major interarmées, la NASA, RBC Capital Markets et le département de la Marine des États-Unis. Fondée en 2005, Alfresco a son siège à Boston, au Massachusetts, aux États-Unis et des opérations à Atlanta, en Géorgie, à Maidenhead et à Londres, au Royaume-Uni, et à Sydney, en Australie. Pour de plus amples informations sur Alfresco, veuillez consulter le site http://www.alfresco.com.

Le texte du communiqué issu d’une traduction ne doit d’aucune manière être considéré comme officiel. La seule version du communiqué qui fasse foi est celle du communiqué dans sa langue d’origine. La traduction devra toujours être confrontée au texte source, qui fera jurisprudence.

Contacts

Sara Krypel
AlfrescoUS@teamlewis.com
781-418-2422

Contacts

Sara Krypel
AlfrescoUS@teamlewis.com
781-418-2422